El costo del papel no es lo más imporante

Supera la obsesión de las materias primas y construye estrategias efectivas de gestión  y control de costos

En mis años de consultor he visto como existe una verdadera obsesión por el costo de las materias primas, principalmente: papeles, tintas, folias y planchas.  Cientos de horas hombre y exceso de personal dedicado a obtener un ínfimo porcentaje de descuento, al mismo tiempo que se descuidan otros factores realmente significativos para el negocio.

Es fundamental conocer la distribución de costos en tu empresa y clasificar cada costo directo y costo por hora .

Los costos directos son muy visibles y nos relacionamos con ellos a diario, desde el momento de iniciar una cotización, hasta el VB para el  pago de las facturas de compra.  Es fácil tomar el teléfono y negociar un porcentaje adicional de descuento en la compra y sentir que con eso hemos realizado un gran trabajo en materia de costos, sin embargo para lograr un impacto significativo es necesario tomar una estrategia alternativa y ver más allá de lo evidente.

Estudia los costos de tu empresa y calcula que porcentaje suman los costos fijos (capital, financiamiento y remuneraciones),  probablemente te sorprenderás y verás que ¡La suma de los costos fijos es el mayor costo de producción  y nunca los has gestionado!

Spoiler Alerta: ¡Aumentar la productividad es el mejor aliado para bajar los costos!

La productividad se puede definir como la cantidad de valor agregado (dinero) que hace la empresa en un periodo de tiempo y se puede medir como la facturación dividida por la cantidad de trabajadores.

El tiempo es recurso más escaso del mundo , El mes solo tiene 30 días, 21 días hábiles, 24 horas. Independiente si un trabajo tiene 99% de margen de contribución, si el dinero generado por hora  no alcanza para pagar los costos fijos no tendrás utilidades.

Entonces la mejor manera de bajar los costos es aumentar la productividad ( de modo que los mismo equipos y personas sean capas de fabricar mas unidades ¡con los mismos costos fijos!)

Como consultor he visto como en cientos de plantas al rededor del mundo que con tal de ahorrar 50 USD en una orden de compra de papel se selecciona una materia prima de peor calidad, un proveedor con peor servicio o un formato especial que finalmente impacta en mayor tiempo de máquina.  Con un costo por hora de máquina promedio de 100 a 200 USD,  gastar solo 30 minutos extras costarán de  50 a 100 USD más. 

Dado un insumo, una forma simple para estimar cuando y cuanto es conveniente sacrificar calidad por precio es ocupando la estrategia de "utilidad/hora":

¿Comprar materias primas mas baratas generará mas utilidades por hora?

Si la respuesta es no, entonces NO debes realizar el cambio.

¿Que estrategias hay para aumentar la productividad ?

Existe muchas alternativas , algunas de ellas no significan ninguna inversión de capital, aquí te describimos algunas:

Operacionales:

• Marcar los espacios de trabajo y mantenerlos ordenados (lean manufacturing)
• Mantener los equipos preventivamente en los tiempos muertos
• Evitar los cambios de formatos (mejorar la programación de la producción)
• Bajar los reprocesos ( trabajos hechos dos veces por error)

Personas:

• Generar inventivos monetarios y sociales por producción
• Hacer reuniones estandarizadas de producción todos los días (lean meetings)
• Capacitar a las personas
• Reforzar el trabajo en equipo
• Empoderar a las personas para tomar decisiones
• Delimitar meridianamente responsabilidad y alcances a cada colaborar

Capital

• Invertir en maquinaria de ultima tecnología
• Automatizar flujos de trabajo
• Adquirir softwares 

La próxima vez que evalúes la compra de insumo recuerda analizar si el cambio va  o no mejorar la productividad de la empresa, pues como señala  el dicho popular: "El camino al infierno esta pavimento de buenas intenciones".