Un diagrama de flujo o flujograma de una imprenta consiste en una representación gráfica que nos muestra de forma sencilla los diferentes procesos y actividades que se realizan en nuestra empresa por medio de símbolos y figuras.
Saber cómo realizar flujogramas no es una tarea complicada, simplemente debemos conocer en detalle las actividades y recursos que forman parte de un proceso y la forma en que interactúan entre sí para su posterior representación.
En primer lugar, se deben definir la entrada y salida del proceso con todas las actividades asociadas.
Las entradas pueden ser materias primas, información y otro tipo de recursos requeridos durante el proceso, mientras que las salidas son los productos generados al final de la cadena y pueden ser informaciones, insumos, productos terminados, entre otras posibilidades.
Por ejemplo, en el proceso productivo de una imprenta, la entrada del flujograma puede representarse por la solicitud del cliente, mientras que la salida, puede asociarse al embalaje del producto terminado.
El flujograma de una imprenta requiere que las actividades se ordenen de forma cronológica para su correcta elaboración.
Debemos identificar las etapas generales y particulares del proceso productivo para estructurar la línea de proceso.
En el caso de nuestra imprenta, etapas como la cotización con los proveedores, preimpresión, impresión y acabado deben definirse de forma clara y ordenada.
Este punto consiste en representar a través de figuras y símbolos las diferentes etapas y actividades que conforman el proceso.
Esta notación nos servirá para ilustrar de forma mucho más fácil e intuitiva la estructura y componentes del diagrama de flujo.
Una de las formas de notación recomendadas para realizar un flujograma de procesos es la notación BPMN que entrega múltiples herramientas para la creación de estas representaciones.
El siguiente punto para saber cómo realizar flujogramas se relaciona con establecer las diferentes interacciones que existen entre las diferentes actividades y recursos que forman parte del proceso.
Las conexiones existentes entre los diferentes componentes del proceso se representan comúnmente a través de diferentes tipos de líneas y flechas.
Estas conexiones determinarán el orden cronológico del proceso en general y definirán la hoja de ruta a seguir.
Finalmente, luego de realizar el diagrama de flujo es necesario realizar una revisión del proceso completo para evitar cualquier error u omisión que implique que el esquema no represente fielmente la realidad.
También, no debemos olvidar el ir actualizando nuestro flujograma cada vez que en la práctica la metodología de un proceso haya sufrido algún cambio.
La relevancia de un flujograma se vincula a la posibilidad de entender procesos complejos de forma simple que nos permita identificar el rol de cada miembro en las diferentes etapas y cómo interactúa con los demás integrantes que participan en el sistema representado.
De esta forma, logramos mayor eficiencia y productividad a través de las diferentes ventajas que nos ofrece esta herramienta, como una mejor comunicación y mayor claridad de las responsabilidades individuales.
No debemos olvidar tener presente que realizar un flujograma no es sinónimo de una obra de arte o algo parecido. El objetivo principal es ayudarnos a comprender nuestros procesos de forma sencilla y rápida sin grandes complicaciones o detalles innecesarios que terminen por confundirnos.
Finalmente, esta herramienta nos resultará de gran ayuda si queremos automatizar nuestra imprenta a través de un software ERP, ya que podemos trasladar estas representaciones al sistema para optimizar su funcionamiento.