Implementación sin dolor

El corazón de la infraestructura en una empresa es un buen sistema ERP (también conocido como MIS). Este sistema es crucial para cualquier tipo de imporenta. Aunque una hoja de cálculo de Excel pueden ser suficientes para las empresas más pequeñas, llega un momento en que resulta muy difícil gestionar una empresa con esas herramientas

Además, a medida que una imprenta se expande y los requisitos del negocio cambian, un sistema MIS existente puede no seguir el ritmo de esos cambios y continuar proporcionando el apoyo necesario.

Associated Printing Production (APPi), fundada en 1991, está ubicada en Miami Lakes, Florida. Es una empresa de impresión comercial y packaging en offset y digital, que produce una amplia variedad de productos con diferentes requisitos. Según el presidente de APPi, John Beadle, "como empresa con visión de futuro, siempre hemos creído en la importancia de un buen sistema MIS".

Inicialmente instalaron Pace, su primer sistema, poco después de iniciar el negocio y éste apoyó las funciones críticas de su empresa durante años, incluso cuando su negocio cambió. Sin embargo, a medida que su negocio cambiaba, también lo hacía el panorama informático y se introdujo EFI ePace, una versión basada en navegador, para sustituir a Pace. Dado que no ofrecía la misma flexibilidad que el sistema anterior, APPi decidió seguir con el sistema Pace existente, aunque eso significara permanecer en la plataforma Windows XP, que no era compatible. Finalmente, Pace Systems fue adquirida y APPi decidió migrar al nuevo sistema Monarch. Según Beadle y el vicepresidente Peter Lundberg, que desempeñó un papel decisivo en la implantación inicial de Pace, "esta implantación fue un proceso muy largo y doloroso que parecía no terminar nunca". Cada vez se veían más obligados a utilizar "soluciones provisionales" para satisfacer sus necesidades. Como resultado, volvieron a su sistema Pace original en la plataforma informática no soportada.

Hace unos 4 años, dos hermanos que tienen una empresa de impresión en Chile pasaron por APPi para ver cómo funciona una empresa de impresión estadounidense. Le mostraron a Beadle el sistema que utilizaban y cómo funcionaba la planta en su teléfono móvil, y quedó impresionado, pero no volvió a saber de ellos durante unos 3 años. En ese momento, como los dos hermanos ya habían instalado su sistema TWIST en muchas plantas de todo el mundo, le preguntaron si estaría interesado en ayudarles a traducirlo al inglés y perfeccionarlo para el mercado estadounidense. Como Beadle sabía que intentar mantener el sistema Pace existente en Windows XP era una tarea arriesgada, dijo que lo intentaría, y asignó al muy experimentado Lundberg como persona de contacto.

Implantar correctamente un sistema MIS requiere tiempo y experiencia. La implantación tiene que ser una estrecha colaboración entre el proveedor de MIS y el proveedor de servicios de impresión. El proyecto de traducción de TWIST comenzó en marzo de 2019 y estaban listos para empezar a cargar los datos de APPi y probar la nueva versión lingüística en noviembre. El equipo de TWIST participó activamente en la implementación. Migraron todos los datos antiguos de APPi desde Pace, trabajaron con los proveedores de papel para cargar los catálogos y los precios en el nuevo sistema, y en febrero APPi dejó de usar Pace y utilizó TWIST exclusivamente.

A diferencia de las implementaciones anteriores, esta transición fue completamente diferente, fue tranquila y eficaz. El equipo de TWIST es "receptivo y muy abierto a realizar mejoras", sin tener que pasar por un proceso de consenso con el cliente. TWIST utiliza un sistema de chat interno para comunicarse con sus clientes y recoger preguntas, preocupaciones, etc. Si no hay nadie que pueda responder inmediatamente, envían respuestas detalladas e incluso vídeos de instrucciones a los clientes muy rápidamente.

Resultó que el momento fue fortuito. La pandemia llegó y ellos estaban preparados. Como se trata de un sistema basado en la nube de fácil manejo, Lundberg pudo trabajar desde casa, y el Director General programó la planta desde su casa. De hecho, ha aportado un gran compromiso a toda la empresa. La gente puede introducir, aprobar, interactuar y comprobar el estado de los trabajos desde cualquier lugar con un ipad, un teléfono o un ordenador. Según Beadle, "el sistema simplemente funciona, y nos ha hecho avanzar años".